I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Ochrona prywatności Użytkowników jest dla nas bardzo ważna. Z tego powodu Użytkownicy serwisu internetowego https://zipe.pl są objęci zasadami ochrony prywatności opisanymi w niniejszym dokumencie. Z.I.P.E. sp. z o.o. jako administrator danych osobowych podejmuje środki mające na celu ochronę danych udostępnianych przez Użytkowników.
Mając na względzie powyższe oraz wobec wymogów wprowadzonych przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04) (dalej jako RODO) w celu zapewnienia przez Z.I.P.E. sp. z o.o. bezpieczeństwa danych osobowych przyjęta zostaje niniejsza Polityka Prywatności.
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z serwisu oraz innych powiązanych z nim witryn, komunikacji oraz usług.
2. Terminy użyte w Polityce oznaczają:
a) Administrator – Z.I.P.E. sp. z o.o.
b) Użytkownik – każda osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora,
c) Dane osobowe – wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, a także IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz innej podobnej technologii.
d) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
e) Serwis – rozwiązanie informatyczne znajdujące się pod adresem internetowym https://zipe.pl, na które składa się m.in. kompleks usług świadczonych drogą elektroniczną na rzecz Użytkowników.
f) Przetwarzanie danych osobowych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych;
g) Naruszenie ochrony danych osobowych – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;
3. Celem niniejszej Polityki Prywatności jest w szczególności:
a) udzielenie Użytkownikom informacji dotyczących wykorzystywania Cookies w Serwisie, wymaganych przez przepisy prawa, w tym Prawa komunikacji elektronicznej;
b) zapewnienie Użytkownikom ochrony prywatności w zakresie odpowiadającym standardom i wymogom określonym w obowiązujących przepisach prawnych.
4. W zakresie niezbędnym do wykonania zawartej przez Użytkownika z Administratorem umowy, a także w zakresie niezbędnym do podjęcia przez Administratora działań na żądanie Użytkownika oraz w zakresie niezbędnym do wypełnienia ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego – przetwarzanie danych osobowych Użytkownika następuje na podstawie przepisu prawa tj. art. 6 ust. 1 lit. b) oraz lit. c) RODO, bez konieczności wyrażenia przez Użytkownika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych.
W pozostałym zakresie podanie przez Użytkownika danych osobowych jest dobrowolne. Jednakże w zakresie w jakim zgoda na przetwarzanie danych osobowych Użytkownika została wyrażona przez niego wyłącznie w celach marketingowych, podanie przez Użytkownika jego danych osobowych jest dobrowolne, lecz odmowa wyrażenia zgody lub cofnięcie zgody uniemożliwi Administratorowi informowanie Użytkownika o nowych ofertach.
II. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH ORAZ INFORMACJE O FORMULARZACH
1. Usługi (wykonanie umowy)
Administrator wykorzystuje dane osobowe Użytkownika w celu uwierzytelniania oraz autoryzowania jego dostępu do usług, w tym również w celu realizacji usług oferowanych przez Administratora.
W przypadku, gdy Użytkownik zdecyduje się zamówić produkty lub usługi Administratora, które mają charakter odpłatny, Administrator będzie przetwarzać dane osobowe Użytkownika w zakresie niezbędnym do zawarcia umowy oraz zapewnienia należytej realizacji zawartej z Użytkownikiem umowy o świadczenie usług.
2. Komunikacja (wykonanie umowy, prawnie uzasadniony cel realizowany przez Administratora)
Administrator wykorzystuje dane osobowe Użytkownika w celu komunikacji z nim w spersonalizowany sposób. Komunikacja ta polega na wysyłaniu wiadomości e-mail, umieszczaniu powiadomień w witrynach internetowych oraz innych środków w ramach oferowanych usług, łącznie z wiadomościami tekstowymi oraz powiadomieniami push.
Komunikowane Użytkownikowi treści dotyczą oferowanych usług, tj. dostępności usług oraz sposobu korzystania z nich, bezpieczeństwa danych osobowych, aktualizacji sieci, przypomnień, ale również sugerowanych ofert Administratora.
Komunikacja z Użytkownikiem dotyczy także obsługi Użytkownika. Dane osobowe wykorzystywane są w celu pomocy Użytkownikowi, rozwiązaniu problemów oraz odpowiedzi na jego skargi.
Administrator wykorzystuje również dane osobowe Użytkownika w celu umożliwienia mu komentowania działalności, usług i produktów Administratora.
3. Reklama (zgoda, prawnie uzasadniony cel realizowany przez Administratora)
Administrator wykorzystuje dane osobowe Użytkownika w celu oferowania mu dopasowanych do niego reklam, jeśli Użytkownik wyraził zgodę na takie działania lub w przypadku wykształcenia się relacji gospodarczej między Administratorem a Użytkownikiem.
Reklamy te dotyczą zarówno ofert Administratora jak i podmiotów z nim współpracujących.
Przedstawiane Użytkownikowi reklamy zostają dostosowane indywidualnie do każdego Użytkownika poprzez korzystanie z:
- danych podanych bezpośrednio przez Użytkownika,
- danych zgromadzonych przy korzystaniu przez Użytkownika z usług Administratora,
- informacji dostarczonych przez strony trzecie,
- danych pochodzących z technologii reklamowych, takich jak pliki cookies,
- sygnałów nawigacyjnych, pikseli, tagów reklam oraz identyfikatorów mobilnych.
Administrator nie udostępnia danych osobowych Użytkownika reklamodawcom będącymi stronami trzecimi, ani sieciom reklamowych bez wyrażenia na to zgody przez Użytkownika. Jednakże, w przypadku, gdy Użytkownik kliknie w wyświetloną mu reklamę, reklamodawca zostanie o tym poinformowany.
4. Poprawienie usług (prawnie uzasadniony interes Administratora)
Administrator wykorzystuje dane osobowe Użytkownika w zakresie prowadzenia działań analitycznych i statystycznych w celu stałego ulepszania oferowanych produktów i usług, zapewnienia lepszych rozwiązań, dodawania nowych funkcji oraz możliwości, zgromadzenia większej liczby odbiorców oraz pomagania w nawiązywaniu kontaktów i znajdowaniu możliwości biznesowych.
Dane osobowe dotyczące Użytkowników wykorzystywane są również przez Administratora w zakresie badania rynku, badania opinii publicznej oraz dokonywania analizy gospodarczej w celu stałego poprawiania serwisu.
5. Bezpieczeństwo (prawnie uzasadniony interes Administratora)
Administrator wykorzystuje dane osobowe Użytkownika w celu monitorowania, zapobiegania, wykrywania i zwalczania oszustw i nadużyć, ochrony innych Użytkowników przed takimi nadużyciami oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji.
W przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, dane osobowe Użytkownika zostaną wykorzystane w celu zbadania prawdopodobnego dopuszczenia się przez osoby niepożądane przestępstwa lub innego naruszenia niniejszej Polityki Prywatności.
6. Dochodzenie roszczeń (prawnie uzasadniony interes Administratora)
W przypadku, gdy Użytkownik zdecyduje się skorzystać z usług Administratora, Administrator może przetwarzać dane osobowe Użytkownika w zakresie niezbędnym do dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, a także analizowania potencjalnych naruszeń zasad korzystania z usług Administratora.
7. Księgi rachunkowe (realizacja obowiązku ustawowego)
W przypadku, gdy Użytkownik zdecyduje się zamówić usługi Administratora, które mają charakter odpłatny, Administrator będzie przetwarzać dane osobowe Użytkownika w zakresie niezbędnym do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń z tytułu realizowanych odpłatnych usług.
8. Asystent Z.I.P.E. — obsługa zapytań, wycen i zgłoszeń serwisowych
W Serwisie może być udostępniony Asystent Z.I.P.E. — interaktywny formularz konwersacyjny, który prowadzi Użytkownika przez przygotowane scenariusze kontaktu, bezpłatnej wyceny lub zgłoszenia serwisowego. Zakres pytań zależy od wybranej usługi i charakteru sprawy. Obecna wersja Asystenta działa według zdefiniowanych reguł i nie przekazuje treści rozmów do zewnętrznego modelu generatywnej sztucznej inteligencji.
Zakres danych. W zależności od zgłoszenia możemy przetwarzać: imię i nazwisko, nazwę firmy, numer telefonu, adres e-mail, lokalizację planowanej realizacji, informacje o instalacji lub urządzeniu, opis problemu, preferencje dotyczące kontaktu oraz inne dane dobrowolnie wpisane w formularzu. Mogą być również przetwarzane niezbędne dane techniczne, takie jak identyfikator zgłoszenia lub sesji, czas przesłania oraz informacje służące ochronie przed nadużyciami. Prosimy, aby nie podawać danych szczególnych kategorii ani innych informacji zbędnych do obsługi zapytania.
Cel i podstawa prawna. Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, podjęcia działań przed zawarciem umowy, obsługi zgłoszenia serwisowego oraz zapewnienia bezpieczeństwa procesu. Zależnie od sytuacji podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy — albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający m.in. na prowadzeniu korespondencji biznesowej, organizacji obsługi klientów i ochronie systemów przed nadużyciami. Wysłanie zgłoszenia nie stanowi samo w sobie zgody na marketing.
Przechowywanie danych. Treść zgłoszenia wraz z danymi kontaktowymi jest co do zasady przechowywana w rejestrze Asystenta przez 90 dni. Jeżeli wynik obsługi lub dostarczenia zgłoszenia pozostaje niejednoznaczny, niezbędne dane mogą zostać czasowo zachowane także po upływie tego terminu, do chwili wyjaśnienia sprawy i ustania uzasadnionej podstawy dalszego przechowywania. Nierozstrzygnięte przypadki wymagają indywidualnej weryfikacji. Ograniczona historia operacji technicznych może być przechowywana do 180 dni, a znaczniki techniczne służące zapobieganiu ponownemu przetwarzaniu — przez okres do 30 dni po usunięciu treści zgłoszenia.
Przekazywanie do CRM. Po uruchomieniu integracji dane z przesłanego zgłoszenia mogą być przekazywane do systemu Bitrix24, aby utworzyć kontakt i uporządkowaną szansę sprzedażową lub obsłużyć zgłoszenie serwisowe. Dane przeniesione do CRM mogą podlegać odrębnym okresom przechowywania, odpowiednim do procesu ofertowego, realizacji umowy, obowiązków prawnych lub dochodzenia i obrony roszczeń. Integracja CRM nie jest równoznaczna z udostępnieniem zgłoszenia do celów marketingowych.
Odbiorcy i dostęp. Dane mogą być dostępne upoważnionym pracownikom Administratora oraz podmiotom świadczącym na jego rzecz usługi hostingowe, utrzymania informatycznego i obsługi systemu CRM — w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług i na właściwej podstawie prawnej. O ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy i stosowanych zabezpieczeniach informujemy zgodnie z mającymi zastosowanie wymogami RODO.
Dobrowolność podania danych i prawa. Podanie danych jest dobrowolne, jednak pozostawienie przynajmniej jednej metody kontaktu — numeru telefonu lub adresu e-mail — jest potrzebne do udzielenia odpowiedzi. Użytkownikowi przysługują prawa określone w części IV Polityki. Z pytaniami dotyczącymi danych można zwrócić się na biuro@zipe.pl. Przed wysłaniem zgłoszenia Użytkownik otrzymuje skróconą informację o przetwarzaniu danych i dostęp do niniejszej Polityki.
III. UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
Dane osobowe Użytkownika są lub mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) dostawcom usług reklamowych lub marketingowych, w przypadku realizacji celu w postaci marketingu bezpośredniego usług własnych Administratora;
b) dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających Administratora w dochodzeniu należnych roszczeń, w szczególności kancelariom prawnym i firmom windykacyjnym;
c) podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, np. podwykonawcom usług Administratora;
d) dostawcom usług hostingowych, obsługi informatycznej i systemów zarządzania kontaktami (CRM), w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszeń i właściwych umów powierzenia;
e) podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa, np. sądom lub organom ścigania, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną.
IV. PRAWA UŻYTKOWNIKÓW
1. Użytkownik ma prawo decydować o swoich danych osobowych poprzez dokonanie wyboru dotyczącego ujawnienia poszczególnych danych osobowych, w tym wyboru ustawień prywatności.
Jednakże w takiej sytuacji Użytkownik musi być świadomy tego, że nie będzie mógł w pełni skorzystać z niektórych produktów lub usług oferowanych przez Administratora.
W przypadku chęci skorzystania przez Użytkownika z przysługujących mu praw jako podmiotu danych osobowych, może on się skontaktować z Administratorem za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej na adres biuro@zipe.pl.
a) prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych osobowych, o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym dane osobowe są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
b) prawo uzyskania kopii danych – Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
c) prawo do sprostowania – Administrator na wniosek Uczestnika usuwa ewentualne niezgodności lub błędy dotyczące przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełnia je lub aktualizuje, jeśli są niekompletne lub uległy zmianie;
d) prawo do usunięcia danych – Użytkownik może żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
e) prawo do ograniczenia przetwarzania – na tej podstawie Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji, lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych, np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych;
f) prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą;
g) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
h) prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych. Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie oraz podlega ocenie Administratora;
i) prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
j) prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorczego.
2. Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych można złożyć:
a) w formie pisemnej na adres: Z.I.P.E. sp. z o.o., ul. 11 Listopada 53A, 17-100 Bielsk Podlaski;
b) drogą e-mailową na adres: biuro@zipe.pl.
3. Odpowiedź na zgłoszenia zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator poinformuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
4. Odpowiedź będzie udzielana na adres e-mail z którego przesłano wniosek, a w przypadku wniosków skierowanych listownie, listem poleconym na adres wskazany przez wnioskodawcę, o ile z treści listu nie będzie wynikała chęć otrzymania informacji zwrotnej na adres e-mail. W takim przypadku należy podać adres e-mail.
V. PLIKI COOKIES ORAZ PODOBNA TECHNOLOGIA
1. Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie zapisu lub odczytu informacji na urządzeniu Użytkownika. Mogą one służyć do prawidłowego działania witryny, utrzymywania sesji, zapamiętywania ustawień, bezpieczeństwa, pomiarów statystycznych oraz — gdy są stosowane — działań reklamowych.
2. Technologie niezbędne do działania usługi żądanej przez Użytkownika mogą być stosowane bez odrębnej zgody w zakresie przewidzianym przepisami. Korzystanie z pozostałych technologii, które wymagają zgody, powinno następować po uprzednim poinformowaniu Użytkownika i uzyskaniu ważnej zgody, zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
3. Użytkownik może decydować o zgodzie na technologie opcjonalne oraz zmieniać swoje wybory za pomocą udostępnionych w Serwisie mechanizmów zarządzania zgodami, jeżeli są wykorzystywane, a także korzystając z ustawień przeglądarki. Odmowa zgody na technologie opcjonalne nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.
4. Samo przeglądanie Serwisu ani brak zmiany ustawień przeglądarki nie są traktowane jako dorozumiana zgoda na cookies wymagające zgody. Wyłączenie niektórych technologii koniecznych do działania Serwisu może ograniczyć dostępność wybranych funkcji.
5. Informacje techniczne dotyczące stosowanych cookies, ich dostawców, celów oraz okresów przechowywania powinny odzwierciedlać faktyczną konfigurację Serwisu i wykorzystywanych narzędzi. Zakres ich stosowania może się zmieniać w związku z aktualizacją usług.
VI. LOGI SERWERA
1. Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.
2. Logi obejmują m.in. adres IP Użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym z jakiego korzysta. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze.
3. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez Administratora w celu identyfikacji Użytkownika.
4. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Polityka prywatności jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
2. Polityka prywatności obowiązuje od dnia 01.12.2020 r. i jest aktualizowana w miarę zmian w sposobach przetwarzania danych.
3. Wszelkie odstępstwa od Polityki wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Prawem właściwym dla Polityki jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
5. W sprawach nie uregulowanych w Polityce stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
